Schoolfacturen innen: zo vermijd je incassobureaus

Gert Vanbrabant doet de boekhouding van GO! scholengroep 13 in Zuid-Limburg, de scholengroep waartoe het Atheneum Alicebourg behoort. “Onze scholen houden de kosten zo laag mogelijk. Schoolboeken verhuren in plaats van verkopen, schoolreizen zelf organiseren, kopieën beperken …”

“Toch zijn er ouders die de schoolfactuur niet betalen. Dat is een probleem, want zonder dat geld kan een school niet investeren. Zo kan je bijvoorbeeld geen nieuw didactisch materiaal zoals een beamer aanschaffen.”

© Boumediene Belbachir

Directeur Lieve Leenders van het Atheneum Alicebourg kent het probleem. “Het is niet altijd zo dat mensen moedwillig niet betalen. Vaak zitten ze in een spiraal van schulden. De school betalen is dan het minst dringend: wij sturen geen deurwaarder, terwijl telecombedrijven direct je telefoon afsluiten.”

“Maar je kan ouders die wel betalen moeilijk laten opdraaien voor de onbetaalde facturen van een ander. En je school moet blijven draaien. Ik wil niet in de problemen komen met mijn boekhouding.”

Hoe voorkom je schulden op school?

Het Atheneum Alicebourg probeert betalingsachterstanden zo veel mogelijk te voorkomen. “Ouders die zich inschrijven, geven we een duidelijke kostenraming. Zo kunnen ze ruimte voorzien in hun gezinsbudget. Niet iedereen kan de volledige factuur in september betalen: voor een gezin met 4 kinderen is dat een maandloon. In zo’n geval stellen we een afbetalingsplan voor.”

Voor dat afbetalingsplan kunnen ouders terecht bij Liesbeth Vantilt, het aanspreekpunt voor financiën op Alicebourg. Zij bekijkt samen met hen wat haalbaar is.

“Ouders hebben vaak schroom om hun financiële situatie te bespreken. Maar eens ze de eerste stap hebben gezet, maken ze sneller een afspraak. Ik zit in een apart bureau, niet op het secretariaat waar iedereen passeert. Ouders mogen ook bellen, dan geef ik het papierwerk mee aan hun kind.”

“Als jij je menselijke kant toont, werken de meeste ouders mee. Is dat niet zo, dan treed ik dwingender op. Sommigen betalen plots het volledige bedrag in december. Nonchalance? Misschien hebben ze gewoon gewacht op de eindejaarspremie.”

Zijn alle schuldenaars kansarm?

Het zijn niet per se kansarme gezinnen die schulden hebben op school. “Als een gezin bekend is bij het OCMW, krijgt de school een subsidie om openstaande schulden te betalen”, legt Gert Vanbrabant uit. “Een school met een hoog percentage GOK-leerlingen vangt op die manier allicht veel schulden op.”

Niet iedereen die het financieel moeilijk heeft, komt in aanmerking voor een subsidie van het OCMW. “Als een ouder tijdelijk krap zit, bijvoorbeeld door een vechtscheiding, doen we soms een beroep op onze vriendenkring”, klinkt het op Alicebourg. “Dat is een vzw die quizavonden en wafelbakken organiseert. We moeten wel bewijs hebben dat het gezin echt niet rondkomt. En we gebruiken het geld voor de leerlingen, zodat ze mee op uitstap kunnen bijvoorbeeld.”

Wat als ouders weigeren te betalen?

Wat als ouders gewoon weigeren te betalen, ook al hebben ze de middelen? “Incassobureaus zijn uitgesloten in onze scholengroep”, vertelt Gert Vanbrabant. “Sinds 2018 werken we wel samen met MyTrustO. Dat is een deurwaarder die zich heeft omgevormd tot bemiddelingsorganisatie.”

MyTrustO stelt samen met gezinnen een afbetalingsplan op voor ál hun openstaande schulden, niet alleen die van de school, en communiceert dit naar de verschillende schuldeisers. Zo krijgen ouders geen incassobureaus op hun dak en blijven de kosten beperkt.

© Boumediene Belbachir

GO! scholengroep 13 is de eerste scholengroep in Vlaanderen die met MyTrustO samenwerkt, met Atheneum Alicebourg als pilootschool. “Veel openstaande schulden zijn alsnog betaald, soms van leerlingen die al lang van school zijn”, weet Gert Vanbrabant. “Lanaken is een grensgemeente, veel gezinnen wonen in Nederland. MyTrustO spoort gezinnen op die wij uit het oog zijn verloren.”

MyTrustO is echt een laatste redmiddel, benadrukt Atheneum Alicebourg. “We schakelen hen alleen in als ouders wel kunnen betalen, maar niet willen. En omdat we zelf kort op de bal spelen, komt dat maar weinig voor.”

Waarom zien we meer incassobureaus op school?

Gert Vanbrabant en Lieve Leenders begrijpen wel waarom scholen kiezen voor incassobureaus. “Openstaande betalingen opvolgen is erg tijdrovend. Niet elke directeur heeft daar ondersteunend personeel voor.”

Om diezelfde reden gebeurt op veel scholen de boekverkoop via externe firma’s. Speelt dat ook een rol? Gert Vanbrabant denkt van wel: “Als je dat doet, geef je de controle uit handen. Bedrijven sturen gemakkelijker een deurwaarder: als je in de Carrefour staat, moet je ook je portemonnee opentrekken voor je boodschappen meekrijgt.”

Voor een directeur nemen deze partners een monsterklus uit handen. “Alleen al het stockeren en verdelen van al die boekenpakketten. Blij dat we samenwerken met een boekenfirma die op dezelfde golflengte zit als onze school”, lacht Lieve Leenders. “Gespreid betalen vinden ze prima. Als school ben je een belangrijke afzetmarkt voor die firma’s. Daardoor kan je met hen onderhandelen. Vraag bijvoorbeeld om de rekening in oktober te sturen, omdat september een dure maand is. Of vraag of verspreid betalen mogelijk is.”

Moet de school schuldenaars helpen?

Nu we het toch hebben over de hoge taaklast van directeurs: moet de school ouders wel helpen om hun boekhouding op orde te krijgen? “Je kan zoveel taken van de school in vraag stellen”, lacht Lieve Leenders. “Een school is een non-profitorganisatie. Dan is het logisch dat je sociale betrokkenheid toont. Het is je plicht als directeur om te zorgen dat alle kinderen school kunnen lopen.”

“De ‘boekencheck‘ die we jaarlijks in september doen, geeft ons zicht op de nog niet bestelde boeken. In een volgende stap zoeken we samen met de ouders een oplossing zodat elke leerling over het nodige materiaal beschikt.”

Het Atheneum Alicebourg deed mee met ‘Samen Tegen Onbetaalde Schoolfacturen’. Dit project motiveert scholen om een strak en respectvol armoedebeleid te voeren.