Zo verdelen scholen het budget in hun team zonder gemor

Elk schooljaar is het een puzzel om de begroting op te maken. Het verlanglijstje van leraren en vakgroepen is vaak ook groter dan het beschikbare budget. Hoe bepaal je prioriteiten? En hoe verdeel je de middelen ‘eerlijk’ zodat je wrevel in je team vermijdt? 4 directeurs leggen uit hoe zij te werk gaan.

“Ook als het klasbudget op is, zijn wensen bespreekbaar”

Els D’Hoe, directeur, GVBS De Kleine Prins in Lennik

Els D’Hoe: “De leerling staat centraal. Die visie hanteren we in al onze keuzes, dus ook bij de verdeling van de werkingsmiddelen. Maar ook het comfort van de leraar speelt mee zodat die kwalitatief onderwijs kan bieden. Daarom luister ik naar mijn team. Ik vraag naar hun noden voor didactisch materiaal, zoals passers of rekenmachines.”

“Daarnaast krijgt elk een beperkt klasbudget waarmee ze verbruiksmaterialen, zoals papier en verf, aankopen. Uit een bevraging bleek dat ze daar soms een tekort aan hebben. Ik maak hen nu duidelijk dat ze hun wensen bespreekbaar moeten maken, zelfs als hun klasbudget op is. Als het doel duidelijk is en de vraag terecht, doen we die aankoop met plezier.”

“Ook de leerlingen- en ouderraad krijgen inspraak. Zo hebben we een prioriteit gemaakt van ons leesbeleid en vragen we de leerlingen naar suggesties voor nieuwe boeken. Is er ruimte in de begroting? Super! Als dat niet het geval is, bespreken we met de ouderraad of zij willen investeren. Zij leggen trouwens ook bij voor de sneeuwklassen van het zesde leerjaar omdat we daar als school financieel niet aan bijdragen.”

“De discipline om uitgaven beperkt te houden, is groot”

Bart Heylen, directeur, Buso De Ark in Antwerpen

Bart Heylen: “Bij ons hebben leraren geen klasbudget. Dat zou moeilijk zijn, want in de kookles leren de eerstejaars een boterham snijden en in hun latere schoolcarrière gaan ze echt koken: een groot verschil in kosten. Voor het vak ‘winkelen’ is er een budget van 2 euro per leerling. Af en toe gebeurt het dat ik een rekening zie en denk: in plaats van scampi had je misschien iets goedkopers kunnen nemen. Het doel is om een gezonde en betaalbare maaltijd te maken. Leerlingen moeten zich ook bewust worden van de waarde van geld.”

“Onze leraren doen graag activiteiten met hun leerlingen. Voor elke klasgroep financier ik wel eens een uitstap. Dan krijgen ze een bedrag van 5 tot 10 euro per leerling. Dat is een afspraak die we maken en zo geef ik de leraren het signaal dat ze niet elke week een activiteit kunnen doen. Toch is er wat speling in de begroting omdat ik vind dat budget leraren niet mag beknotten in wat ze willen doen met hun leerlingen.”

“Iedereen is er zich wel van bewust dat we vasthangen aan een budget. De discipline om de uitgaven binnen de perken te houden, is groot. Zo helpen leerlingen de school poetsen voor het vak ‘huishoudelijke taken’. Voor meerdaagse uitstappen moeten we extra middelen voorzien. Om die kosten te drukken doen we zelf acties om geld in te zamelen.”

“Scholen met de meest dringende noden krijgen voorrang”

Kristien De Mot, financieel directeur, scholengroep Annuntiaten Heverlee

Kristien De Mot: “Wij zijn een scholengroep met centrale boekhouding waaronder 13 basisscholen, 3 secundaire scholen en 1 internaat. Verschillende kosten zoals nutsvoorzieningen en personeelskosten maar ook didactisch materiaal en meubilair worden op het niveau van de scholengroep begroot. In oktober krijgen vakgroepen, werkgroepen en pedagogisch directeurs de kans om hun desiderata door te geven.”

“De wensen zijn altijd hoger dan de beschikbare werkingsmiddelen. Het is belangrijk dat leraren kunnen aantonen waarom ze didactisch materiaal nodig hebben en wat het kostenplaatje is. Als er geen expliciete link is met het leerplan, wil dat niet per se zeggen dat daarvoor geen budget komt. Maar dan moeten ze goed motiveren wat ze nodig hebben en waarom dat belangrijk is voor de leerling.”

“Zo vroeg de vakgroep van de minor Moderne talen in de eerste graad een ruim budget voor didactisch spelmateriaal, graphic novels, digitale tools. De leraren linkten al hun wensen aan leerplandoelen en toonden aan dat het materiaal zou gebruikt worden in de verschillende talen en dat het de creativiteit en de motivatie van de leerlingen zou aanscherpen. Ze kregen niet meteen het volledige gevraagde budget maar kunnen dat gefaseerd over meerdere jaren uitbouwen.”

“Solidariteit is een belangrijk principe. De scholengroep heeft een masterplan voor infrastructuurwerken. De opgebouwde spaarmiddelen worden gebundeld en ingezet voor scholen met de meest dringende noden. Niet elke school krijgt dus ieder jaar evenveel budget. Het grote voordeel van een centrale financiële dienst is specialisatie. We hebben mensen in dienst voor boekhouding, facturatie, opvolgen van van AgiOn, aanbestedingsdossiers …”

“Daardoor worden de pedagogische directeurs ontlast en kunnen ze zich focussen op hun pedagogische taak. Maar het is niet altijd rozengeur en maneschijn. Scholen moeten een stukje van hun autonomie afgeven en dat is niet altijd evident. Dat vertrouwen moet je stap voor stap opbouwen.”

“Voor grote aankopen leggen we een spaartpotje aan”

Lieve Minten, coördinator diensthoofd, dko Mechelen

Lieve Minten: “In onze academie zetten we de nood van de leerling voorop. Een leerling die fagot wil spelen mag niet verhinderd worden omdat dat een duur instrument is. De nood van de leraren komt op de tweede plaats. Natuurlijk moeten ze comfortabel kunnen werken. Maar over de inrichting van lokalen heeft iedereen een mening. Vooral het pedagogische is van belang. Bij budgetkeuzes staat dat dan ook centraal.”

“De vragen om instrumenten aan te kopen komen vanuit de vakgroepen. Eerst maken we een wensenlijstje op en dan kunnen we knopen doorhakken. Je moet weten wat je nog hebt en een idee hebben van wat er nog op je pad komt. Voor kleine aankopen ben ik soepel. Als ze kunnen beargumenteren waarom ze iets willen, dan koop ik dat. Voor grote aankopen leggen we een spaarpotje aan. De voorbije jaren heb ik telkens een bedrag apart gehouden zodat we dit jaar een nieuwe vleugelpiano konden kopen.”

Laura Muyldermans