Planlast: kan het wat minder?

“Ik wil geen boekhouders maar mensen die lesgeven”, dat is het motto van Gerdi Casier, directeur van de Spanjeschool – de Tassche in Roeselare. Toch kloppen leraren soms aan zijn deur: hoe uitgebreid moet het leerlingvolgsysteem?

“Dan stel ik ze gerust: verlies je niet in een lange Excel. Daar heeft de leerling niets aan. Bovendien vraagt de inspectie dat niet, waarom zou ik dat dan opleggen? Niets vervelender voor leraren dan moeten doen wat eigenlijk niet moet. Da’s werk voor de tribune. Als team moeten we wel weten hoe een kind het stelt, dat kunnen uitleggen en acties voorzien.”

Gerdi’s voorbeeld is goed gekozen. Het leerlingvolgsysteem is een van de grootste boosdoeners volgens het Planlastrapport van de inspectie. “Dat verrast ons deels”, zegt Katrien Bonneux, hoofd van de inspectie. “Scholen hebben op dat vlak immers veel vrijheid en kunnen zelf kiezen wat ze registreren. We vragen om het doel van het leerlingvolgsysteem goed voor ogen te houden. Wat is need to know, wat valt onder nice to know?”

“Hoe de leerling zich gedraagt en wat die beleeft, dat noteren sommige scholen te uitvoerig. Het gevolg: veel schrijfwerk, maar ook veel leeswerk voor andere teamleden. En het is vaak een pak minder essentieel dan info over gemaakte afspraken en
de te verwachten doelen. Daarop focussen, loont meer.”

“Vraag je niet af wat
van de inspectie moet,
maar wel: wat helpt
de leerlingen?”

Katrien Bonneux – inspecteur-generaal

Omdat het moet

De toon is gezet. Weinig onderwijstermen roepen zoveel vragen en weerstand op als planlast. Ten eerste: papierwerk – en ruimer regels en afspraken – is onderdeel van elke job. Maar welke taken maken je onderwijs sterker en welke zijn overbodig? Ten tweede: onderwijsprofessionals voelen veel planlastdruk, steeds meer zelfs. Klopt dat, of is dat deels perceptie?

Feit is: 83% van de onderwijsprofessionals kreunt onder planlast in hun job, volgens het Planlastrapport. Onderzoeker Jolien Muylaert (UGent) bijt zich al enkele jaren vast in red tape. Dat is de Engelse term voor administratieve rompslomp. Voor taken die niet aanvoelen als de kern van je job en daarom energie vreten. Ze kijkt daarbij breder dan papierwerk. Ook vergaderingen of werkgroepen die weinig zinvol aanvoelen, vallen onder die noemer.

“Uit een van onze datacollecties bleek dat leraren opdrachten die ze overbodig vinden meestal toch uitvoeren”, stelt Jolien. “Ze zijn heel plichtsbewust. Slechts 8% van de ‘nutteloze’ taken laten
ze links liggen. Tegelijkertijd vinden leraren dat ze administratie grondiger opvolgen dan de collega’s. Ze delen een 7,6 uit aan zichzelf en een 6,9 op 10 aan collega’s in een bevraging bij 961 leraren en 80 directeurs uit het basis- en secundair onderwijs.
Directeurs verwachten een 7,6 op 10.”

“Dat alles voedt de frustraties. Je ergert je een hele avond blauw aan een taak of administratie die zinloos voelt en staat de volgende ochtend opgenaaid voor de klas. Of planlast wekt wrevel tussen starters die alles nog tot in de puntjes voorbereiden en ervaren
collega’s die administratie naast zich neerleggen. En je plicht doen kan echt wegen op je gezondheid en welzijn. We stelden vast dat wie emotioneel uitgeput raakte door digitale planlast – denk aan de administratie op digitale leeromgevingen – het onderwijs
sneller vaarwel zegt.”

Gatekeeper

Werken aan planlast is dus ook werken aan het lerarentekort. Maar waar begin je? Planlast draait om het gevoel dat je inspanningen niet altijd in verhouding staan tot de effecten die je ermee wil bereiken. Maar welke taken boksen boven hun gewicht en welke regels zijn zinloos? Niet simpel om dat vast te grijpen, daarover zijn Katrien, Jolien en Gerdi het eens.

Planlast is deels subjectief. Niet iedereen ervaart dezelfde taak als zwaar. Een bomvolle mailbox? Dat voelt voor directeur Gerdi soms als planlast. “Veel vragen handel je gewoon sneller af in een telefoontje dan in een mail. Daarom stoort het me eigenlijk niet dat
collega’s me in het weekend bellen. Maandagochtend niet voor verrassingen staan, dat geeft me ademruimte.”

“Natuurlijk verwacht ik niet dat mijn leraren zondagavond hun gsm in het oog houden. Maar als ik vertel wat voor mij werkt, opent dat wel een gesprek: wanneer voel jij planlast, wanneer niet? Hoe kunnen we je helpen? Onze hrm zet in op burnout-preventie. Planlast inperken krijgt daarin een centrale plek.”

Als directeur of beleidsteam aangeven dat je overbodige administratie wil indammen, is een goeie stap. Want volgens het Planlastrapport loopt er een breuklijn tussen het beleidsteam en leraren. Stelt dat eerste vaak dat ze planlast bestrijdt, dan voelt slechts een kwart van de leraren dat echt.

“Leraren kunnen planlast
bij elkaar aanwakkeren”

Jolien Muylaert – postdoctoraal onderzoeker

Jolien: “Als directeur heb je een sleutelrol. Voor leraren ben je de
gatekeeper. Uit internationaal onderzoek blijkt dat leraren meer negatieve gevolgen voor hun welzijn ervaren als hun school administratie oplegt die in hun ogen weinig zinvol is, dan wanneer die vraag van inspectie of overheid komt.”

“Wat ook helpt: dicht bij je leraren staan. Leraren van
basisscholen ervaren minder interne planlast dan hun collega’s
van secundaire scholen. Misschien speelt daar het voordeel
van kleinere teams. Een dienende en empowerende leiderschapsstijl zou ook helpen, blijkt uit ons onderzoek.”

“Plaats als directeur de noden van het team voorop, geef leraren vertrouwen en betrek ze bij beslissingen. Dat betekent niet dat je soft bent en een oogje dichtknijpt. Je mag helder communiceren dat
bepaalde taken deel van de job zijn.”

© Thomas Sweertvaegher

Dataverzamelaar

Schrappen wat op dat moment niet past of niet moet. Dat is goed onderwijskundig leiderschap, stelt Katrien. Net als klaarheid scheppen. Maar hoe doet directeur Gerdi dat? “Ik scherm niet met het zinnetje ‘dat moet van de inspectie’. Ik hou zelf ook niet van nodeloze formulieren. Maar als administratie echt functioneel is, zeg ik dat. Daar heeft mijn team geen problemen mee.”

“Noem me gerust een dataverzamelaar. We hebben een overgangsdocument van kleuter naar eerste leerjaar, met stevige wetenschappelijke basis. Onze overgangstoetsen zijn gebaseerd op inzichten over aanvankelijk lezen en rekenen. Daar geloven we in.”

“We volgen onze leerlingen 3 jaar op in het secundair en trekken daar belangrijke lessen uit voor onze studiekeuzebegeleiding. Collega’s moeten dus zeker gegevens bijhouden en raadplegen, maar we doen daar dan écht iets mee. Onze belangrijkste barometer dat het voorlopig goed zit met planlast: er is geen verloop van leraren.”

“Communiceer je als schoolleider helder waarom je bepaalde dingen vraagt, dan verlaag je het gevoel van planlast bij je team”, leest Jolien nog in de resultaten van haar onderzoek. “Laat je een leraar een verslag schrijven over een leerling, leg dan uit wat daarmee gebeurt. Zo krijgt de taak betekenis.”

“Taken afschaffen hoeft niet altijd. Duidelijkheid brengen
doet veel: waarom doen we deze taak, wie voert ze uit en
hoe pakken we het precies aan? Autonomie helpt ook. Maar
soms geef je zoveel vrijheid dat leraren uit onzekerheid alles
rapporteren om zich in te dekken. Moeilijke balans dus.”

“Directeurs die scherp weten waar ze naartoe willen, wat hun
opdracht is en die werkbare afspraken maken met hun leraren, kunnen sneller nee zeggen tegen planlast”, weet Katrien.
“Hun teams voelen ook: we staan er niet alleen voor. Doe ook
geen dubbel werk. De overheid verzamelt bijvoorbeeld data
over de doorstroom van leerlingen in Datawijzer. Je hoeft die
database dus niet helemaal zelf aan te leggen.”

Kookpunt

Het kookpunt van planlast? De komst van een doorlichtingsteam. Moet de inspectie voor de spiegel staan? Want leraren wijzen naar de inspectie als sterke planlastveroorzaker. “Geen fijne boodschap, maar we nemen ze ter harte”, reageert Katrien.

“We schrapten in de documenten die we opvragen tijdens een doorlichting. Maar een lijstje van 5 à 10 allernoodzakelijkste papieren, dat kunnen we niet opstellen. De context van je school is daarvoor te bepalend. Op onze website lees je per onderwijsniveau wat we verwachten. We hopen dat dat wat onduidelijkheid én stress wegneemt.”

“De kernvraag bij onze doorlichtingen: ‘Waarom ben je dit aan het doen?’ Dat mag geen vervelende vraag zijn. Je kan inspecteurs niet gelukkiger maken dan wanneer je ons uitlegt wat je leerlingen kunnen, waarop ze vastlopen. Koppel daaraan hoe je ze lesgeeft, begeleidt en evalueert. Hoe de hele schoolwerking daarop is afgestemd. Dan snappen we dat er goed over nagedacht is, zonder dat we bakken vol documenten zien.”

Mochten teams nog snel documenten in elkaar draaien voor
de doorlichting of vergaderverslagen aandikken vóór de komst van de inspecteurs, zou Katrien dat betreuren. “Er doen een aantal broodje-aapverhalen de ronde over documenten en data die de inspectie zou opvragen. Nee, je moet niet bij elke test en per leerling elk doel uitschrijven. En nee, je jaarplanning dagelijks en tot in de kleinste details updaten, hoeft echt niet. Wel vragen we: hoe hou je een overzicht van je doelen door het jaar? Schrijf je dat bijvoorbeeld per maand uit: ook goed.”

© Thomas Sweertvaegher

“Inspectie op komst? Dan stijgt de temperatuur in de lerarenkamer”, knikt Gerdi. “Als directeur maak je samen met je team beleidskeuzes. Die leg ik uit aan de inspectie, en daarna draag ik de consequenties. De school wordt doorgelicht, niet mijn leraren. Een team dat vertrouwen heeft in de autoriteit van de directeur, heeft minder angst. Bovendien: fouten mogen maken op het werk verlaagt stress, las ik in onderzoek. Dat communiceer ik aan ons team.”

Broodje aap

Die broodje-aapverhalen raken aan een andere sterke planlastveroorzaker uit het planlastrapport: rapportering. Ook daar hebben scholen best veel vrijheid, maar ze voelen druk van leerlingen en ouders om hun oordeel omstandig te motiveren. Soms toetsen leraren daarom louter voor het tussentijds rapport, of verliezen ze veel tijd aan individuele feedback op papier.

“Veel kans dat ouders een ellenlang uitgeschreven rapport
niet volledig lezen”, stelt Katrien. “Het belangrijkste is dat
leerlingen hun werkpunten kennen. Je hoeft niet bij elk cijfer
een uitvoerige motivering te schrijven. Of bij elke schrijftaak
telkens én grammatica, én woordenschat, én de boodschap
te beoordelen. Dat mag, maar je kan ook 1 focus kiezen.
Gaan leerlingen creatief aan de slag met taal, bijvoorbeeld.”

Betrouwbare en transparante evaluatie is al jaren een pijnpunt van Vlaamse scholen. Ontstaat er extra administratie als scholen niet goed weten hoe ze daaraan moeten voldoen? Kan het niet wat preciezer? “De inspectie mag iets zeggen over ‘wat’ je moet bereiken, maar niet over ‘hoe’ je dat moet doen”, verduidelijkt
Katrien. “Doen we dat wel, dan raken we aan de vrijheid van onderwijs.”

Praat over planoverlast

De overheid en de inspectie onderzoeken hun verantwoordelijkheid in de planlast, de directeur heeft een sleutelrol, maar wat met de leraar? Is die machteloos tegenover wat hem wordt opgelegd?

“Zeker niet”, antwoordt Jolien. “Leraren kunnen planlast bij elkaar aanwakkeren. Je hoort dan: ‘Oei, daar besteedde ik niet zoveel tijd aan als mijn collega. En dan sluipt ongemerkt en ongewild nog meer planlast in het team. Het perceptieverschil kan binnen een school of vakgroep groot zijn. De leraar wiskunde in het vijfde jaar
gaat gebukt onder rapportering en individuele leerlijnen terwijl de collega van het zesde vindt dat het allemaal wel meevalt. Mijn tip: praat er samen over.”

“Ik hoop dat leraren de inspectie niet zien als de opsteller van een hoop regeltjes, maar als een bondgenoot die met scholen wil strijden tegen planlast”, besluit Katrien. “En ook wij willen leraren aanmoedigen om hun zorgen op tafel te leggen in het team, bij de directeur.”

“Doe dat constructief: wat kunnen we doen om zoveel mogelijk effect te creëren met zo weinig mogelijk zinloos papierwerk? Wat helpt onze leerlingen en school het meest vooruit? Welk probleem pakken we eerst aan? En laat de luidste roepers de discussie niet kapen.”

“Met de planlastcalculator van de Onderwijsinspectie peil je bij je hele team waar de planlast zit. De versies voor basis-, secundair en deeltijdskunstonderwijs staan al op punt, net als die voor het buitengewoon onderwijs. Die voor de CLB’s zit in de pijplijn. Maar soms is realisme nodig: taken zoals voorbereidingen en verbeteringen horen nu eenmaal bij de job. Dat evenwicht zoeken, is de uitdaging voor het hele onderwijs.”