De 7 belangrijkste elementen van het noodplan van je school

Honderden leerlingen en personeelsleden, ouders, familie én buurtbewoners: een school is een kwetsbare minisamenleving. Daarom is het verstandig om je voor te bereiden op een crisis. Een noodplan biedt houvast. De wet op Welzijn verplicht elke school zo’n noodplan te hebben.

Een noodplan maak je op maat van je school, samen met je preventieadviseur, je team, je CLB, deskundigen, de gemeentelijk ambtenaar noodplanning, brandweer, politie … Tip: gebruik als model voor je noodplan het Canvas Intern Noodplan voor scholen en internaten van het Vlaams Ministerie van Onderwijs & Vorming. Dat is een verzameling van aandachtsfiches om als school een concreet noodplan op te stellen.

Zorg dat je plan eenvoudig is, dat iedereen het kent en weet te vinden (online en offline), dat je het geregeld oefent en evalueert en dat het altijd up-to-date is. Je noodplan is dus nooit af.

7 delen van een noodplan

In elk noodplan horen zeker volgende elementen thuis:

1. Infofiche van de school

Contactgegevens, wie is aanwezig en waar, wat zijn de schooltijden?

Tip: Optimaliseer je registratiebeleid: wie is op school en waar, wie is op schoolreis, wie is naar het zwembad, wie is ziek?

2. Kaarten

Inplantingsplan in de buurt, plattegrond van het schoolterrein, plan van de gebouwen per verdieping. Hiervoor werk je samen met de brandweer.

Tip: Zorg voor een lokaal dat je in een mum van tijd kan omvormen tot crisisruimte, binnen of buiten de school.

3. Voorbereiding op noodsituaties

Wat moet er in welke crisis gebeuren? Wie start het noodplan op? Wie roept het crisisteam samen? Wat doen de leerlingen, de leraren … Wie informeert wie?

Tip: Zorg dat je crisisteam ook buiten de schooluren en tijdens vakanties bereikbaar is, zodat bijvoorbeeld ouders een geval van hersenvliesontsteking kunnen melden.

4. Actiekaarten per mogelijke crisis

Breng risico’s in kaart: veel leerlingen fietsen naar school, sport- of technische school, een chemische fabriek naast de school … Op elke kaart staan richtlijnen: wie doet wat, volgens welke regels.

Tip: Organiseer een vorming voor het schoolteam over hoe je collega’s en leerlingen kan helpen na een schokkende gebeurtenis of plots overlijden.

5. Contactgegevens

Naam, functie en telefoonnummer van de mensen van het crisisteam, de interventieploeg, hulpverleners, hulpdiensten, brandweer, politie, CLB en naamlijsten van alle personeelsleden en leerlingen.

Tip: Verzamel de foto’s van al je leerlingen (per klas) en zet ze op een USB-stick.

Tip: Voorzie een apart telefoonnummer voor de pers. Zo hou je de andere telefoonlijnen van de school vrij als er iets ernstigs gebeurt. Zet dat nummer op je website en in het persbericht. Laat collega’s de noodnummers en het telefoonnummer van de school in hun gsm opslaan.

6. Nazorg

Na de crisis moet je niet alleen aandacht besteden aan het welzijn van collega’s en leerlingen, je moet ook eventuele schade laten opmeten, een dossier opstellen voor de verzekering, verantwoording afleggen … Hou daarvoor contactgegevens en documenten zoals de verzekeringspolis bij.

7. Bijlagen

Een spiekbriefje met de vuistregels voor een slechtnieuwsgesprek, modelbrieven voor verschillende soorten crisissen, een lijst met alle nuttige contactgegevens, een modelpersbericht …

Het crisisteam

Wie?

bestaat het best uit een kern van 3 tot 4 personen (directie, preventieadviseur, CLB-medewerker, communicatieverantwoordelijke …) die je eventueel kan uitbreiden of veranderen van samenstelling naargelang het soort crisis.
heeft een communicatieverantwoordelijke. Die kent de feiten, volgt de actualiteit en coördineert de verspreiding van informatie.
heeft een woordvoerder. Meestal is dat de directeur. Maar dat betekent niet dat hij of zij ook de communicatieverantwoordelijke is.

Wat?

Verzamelt informatie, houdt contact met de hulpdiensten en overheid, geeft leiding en stuurt bij, coördineert de samenwerking met interne en externe diensten (brandweer, politie …).

Leen Leemans