Vergadertips voor je 7 grootste ergernissen

1. “We moeten gewoon luisteren naar mededelingen”

Met een infovergadering is niks mis. Maar kondig in je uitnodiging ook duidelijk het doel van de vergadering aan. Is het een infovergadering, vraag je naar advies of wil je beslissingen nemen?

Maak in je uitnodiging je verwachtingen zo concreet mogelijk. Bijvoorbeeld: lees dit document op voorhand, collega x licht in 10 minuten toe hoe hij dat in zijn klas aanpakt. Cliché alert: een goede voorbereiding is het halve werk!

2. “Het zijn altijd dezelfden die te laat komen”

Daar is een heel simpele oplossing voor: start op tijd. En kom zélf ook stipt. Wees consequent en streng. En sluit de deur. Wedden dat het gedrag snel verandert? Na 2 à 4 keer zou je al verbetering moeten zien.

Nog een vergadertip? Stop ook op tijd. Hoe kunnen collega’s anders tijdig op die andere vergadering zijn? En op tijd zijn voor je gezin of sportuurtje is ook belangrijk.

Wat doe je met laatkomers? Spreek een ludieke straf af voor wie te laat komt zonder te verwittigen. Wat denk je van een lekkere traktatie voor de volgende vergadering? Vat het eerste deel van de vergadering zeker niet samen voor wie te laat binnenkomt. Maar wat met iemand die absoluut niet mag ontbreken op je vergadering? Bel die persoon op om te polsen hoe lang je nog moeten wachten.

Benoem het storend gedrag achteraf en individueel. Gebruik een ik-boodschap. Bijvoorbeeld: ‘Ik vind het lastig dat jij te laat komt. Zo moest ik de volgorde van de agenda helemaal omgooien en konden we niet op tijd stoppen.’

Trouwens, wist je dat 1 uur vergaderen 48 euro per persoon per uur kost? Reken maar uit wat een uurtje vergaderen met 5 of 10 personen dan kost. En standaard een kwartier te laat beginnen, kost op een jaar tijd ook handenvol geld en energie.

3. “Er wordt te veel gelanterfant”

Iedereen is anders. De ene vindt een vergadering niet geslaagd als er niet eens gelachen en gezwansd werd. De andere wil het lekker efficiënt: hoe korter, hoe beter.

Duid een timekeeper aan. Die mag tussenbeide komen als er te veel afgeweken wordt of als de voorziene tijd voor een agendapunt overschreden wordt. Dat kan op een ludieke manier. Een grote bel op de tafel of een balletje naar je collega gooien?

Dit kan het best iemand anders zijn dan de collega die de vergadering voorzit. Behalve bij een kleine vergadering met bijvoorbeeld 3 personen, kunnen de voorzitter en timekeeper dezelfde zijn.

Streng, maar rechtvaardig. Laat iedereen een keer om beurten scheidsrechter spelen. Zo voelt iedereen eens dat dit niet gemakkelijk is. Dat creëert begrip en discipline bij de groep.

4. “Er worden geen knopen doorgehakt”

Knuppel in het hoenderhoek: de directeur of coördinator moet niet per se de vergadering leiden. Kies los van de functie iemand die dat graag of goed doet. Of nog beter: doe het om beurten. Een vergadering leiden is niet gemakkelijk. Als iedereen dat een keertje moet doen, beseft het team dat ook.

Een goede voorzitter stelt een strakke agenda op, luistert goed, betrekt stillere collega’s, voorkomt dat er afgedwaald wordt.

5. “Er is geen verslag”

Basisregel: je neemt áltijd verslag. Ook als je informeel met zijn tweetjes vergadert. Dan nog zet je minimaal even de conclusies of actiepunten kort op mail.

Moet een verslag bondig zijn of net een weergave van wat iedereen heeft gezegd? Het mag allebei. Wissel elke keer van verslaggever en laat die persoon – in overleg met de voorzitter van de vergadering – kiezen wat voor verslag hij maakt.

Het moet natuurlijk wel een duidelijk en kernachtig verslag zijn voor wie er niet bij was. En het moet neutraal zijn. Wees dus voorzichtig met je eigen mening. Vertaal krasse uitspraken tijdens een vergadering naar positieve formuleringen. Eindig je verslag met actiepunten: wie doet wat tegen wanneer? Vraag als verslaggever gerust om verduidelijking of een pauze als je even niet goed kan volgen.

6. “Mensen durven hun mening niet te geven”

Doe een tour de table om iedereen te verplichten iets te zeggen. Stel een concrete vraag aan een stillere collega. Bepreek achteraf en individueel dat je je collega volgende keer graag wat actiever hoort. Als iemand achteraf zijn mening geeft, zet je dat punt op de agenda van de volgende vergadering. Misschien kan die collega dat agendapunt ineens voorbereiden? Laat het team op voorhand ook agendapunten aanbrengen en voorbereiden. Dat creëert meer betrokkenheid.

Drink achteraf mee koffie om de meningen in de wandelgangen te horen. Besef ook dat elke verandering weerstand oproept. In tijden van veranderingen moet je net meer vergaderen en communiceren.

7. “We vergaderen ook als er niets is om te vergaderen”

Bezint eer ge begint. Bedenk wie er écht bij een bepaalde vergadering of agendapunt moet zijn. Maak daarom een vergaderagenda op met een strikte timing. Zo kan je kiezen bij welk deel van de vergadering je graag aansluit. Start bijvoorbeeld met agendapunten waar iedereen het best aanwezig is en eindig met dingen waar niet iedereen bij moet zijn. Of omgekeerd natuurlijk.

Durf gerust ook eens een vergadering te weigeren. Als er geen duidelijke agenda of doel is, vraag ernaar. Zo kan je beter inschatten of je aanwezigheid echt een meerwaarde is. Misschien kan je voor- of achteraf input geven?

Elke week vergaderen volgens een vaste frequentie is handig. Maar durf ook vroeger te stoppen als alle agendapunten behandeld zijn. En waarom niet eens een keertje overslaan als er te weinig is om over samen te zitten? Hoeveel dingen zijn er zó dringend dat ze geen weekje kunnen wachten?

Tot slot: download de Klasse-vergaderdobbelsteen. Leg hem in de vergaderzaal en pak elke keer 1 verbeterpuntje aan. Plooien en gooien maar!

Deze vergadertips werden opgesteld samen met trainer Serge Dal Bosco van LifeKompas dat trainingen rond o.a. vergadertechnieken en time management aanbiedt.