“We moeten de privacy van leerlingen beschermen”

Sinds 25 mei 2018 geldt er een nieuwe Europese privacywet, ook voor scholen. Inge Coeckelbergs, directeur van GBS De Rekke in Stabroek, paste het privacybeleid van haar school aan de nieuwe regels aan. “Bekijk die regels over privacy niet als planlast, maar als de ideale kans om orde op zaken te stellen.”

Wat betekent die nieuwe Europese privacywet in de praktijk voor mijn school? Met die vraag in het achterhoofd ging Inge Coeckelbergs op zoek. “Toen we eraan begonnen, was er voor scholen nog weinig concreets te vinden. Maar op basis van de informatie op enkele Nederlandse sites en van onze koepel, stelden we vast dat we al veel zaken doen. Maar het kan nog beter.”

5 verbeterpunten:

1. Gegevens verwerven

Inge Coeckelbergs: “Om mogelijke nieuwe leerlingen aan te schrijven, hebben we hun adressen nodig. Daarover overleggen we nu met de gemeente. Ofwel bezorgt de gemeente aan elke school op haar grondgebied de adressen van alle 2-jarigen. Op etiketten die we enkel daarvoor mogen gebruiken. Ofwel bezorgt elke school alle informatie over opendeurdagen en inschrijvingen aan de gemeente voor bijvoorbeeld het gemeentelijk informatieblad.”

2. Gegevensbeheer

Inge Coeckelbergs: “We sprongen al zorgvuldig met persoonlijke gegevens om. Nu denken we ook heel erg na over welke gegevens we delen met andere ouders. De klaslijsten – wie zit bij welke leraar volgend schooljaar – hingen tot vorig schooljaar aan het raam. Nu hangen we ze binnen in de gang omhoog. En er staat op ‘deze lijst mag niet gedupliceerd worden’. En als het oudercontact is, krijgt ook niet elk kind een lijst met de uren en de naam van de ouders mee. Ouders hoeven niet te weten wie wel of niet komt.”

3. Foto’s en film

Inge Coeckelbergs: “Vroeger gaven ouders bij de inschrijving in 1 zinnetje wel of geen toestemming om foto’s van hun kind te gebruiken. Maar in theorie moet je voor elk kind en voor elke activiteit telkens opnieuw toestemming vragen om foto’s en filmpjes op de schoolwebsite te zetten. Dat is niet haalbaar.”

Directrice Debbie Dekien — **Inge Coeckelbergs – directeur GBS De Rekke, Stabroek:** “Leraren mogen geen schoolfoto’s op hun eigen Facebook-profiel zetten”

“Daarom hebben we het inschrijvingsformulier aangepast. Niet ‘als u dit ondertekent, vindt u alles goed’. Maar we splitsen alle toestemmingen op: actiefoto’s, geposeerde foto’s, filmpjes … op de website en Facebook plaatsen. Ouders duiden puntje per puntje hun keuze aan. Ze kunnen bovendien vragen om een gepubliceerde foto toch nog te verwijderen. Ouders moeten duidelijk weten welk beeldmateriaal we van hun kind gebruiken en wat hun rechten zijn.”

“We kochten ook een smartphone waar we het Facebook-profiel van de school op zetten. Als leraren op uitstap gaan, nemen ze foto’s met dat toestel en plaatsen ze die op de Facebook-pagina van de school. Ze mogen geen foto’s op hun eigen profiel plaatsen. We proberen leraren daar bewust van te maken. We nemen dat ook op in het arbeidsreglement.”

“Leraren kunnen foto’s van klasactiviteiten in de klasmap op de website plaatsen. We kregen nu de vraag van ouders of we die mappen kunnen beveiligen met een login. Technisch staan we nog niet zover, maar we proberen dat in de toekomst zeker te realiseren.”

4. Beveiliging, paswoorden en toegangsbeleid

Inge Coeckelbergs: “Alle leraren kunnen op school op de ‘W-schijf’. Daar staan vaak gebruikte documenten, zoals het schoolwerkplan op. De leraren willen graag ook thuis toegang krijgen. Dat zou inderdaad handig zijn. Maar voorlopig is die gemeenschappelijke schijf niet genoeg beveiligd. We vragen dus aan ons schoolbestuur een extranet dat voldoende beveiligd is. Maar daar hangen investeringen aan vast.”

“Ook het mailbeleid van de school stellen we bij. Leraren moeten via het e-mailadres van hun klas communiceren en niet via hun privéadres. Zodat bijvoorbeeld bij een noodgeval de pers niet aan hun privé-gegevens geraakt. Door dat te verplichten, willen we hen beschermen.”

5. Datalekken en klachten

Inge Coeckelbergs: “Als je denkt dat er een datalek kan zijn, moet je dat melden aan de privacycommissie. Dat pakken we aan met gezond boerenverstand: als onze ICT-verantwoordelijke gealarmeerd is, dan zullen we dat melden. We hopen dat we dan van de privacycommissie ook hulp zullen krijgen. Ondertussen is onze ICT-coördinator onze beveiliging helemaal in orde aan het zetten.”

“We gebruiken online educatieve pakketten van uitgeverijen. Zij ondertekenen standaard privacydocumenten. Maar iemand die de ramen komt wassen niet. Dus laten we ook het poetspersoneel, de ouder die onze website onderhoudt … een document ondertekenen dat als ze met persoonlijke gegevens in contact komen, ze daar vertrouwelijk mee moeten omgaan.”

Documenten opnieuw ondertekenen

In orde zijn met de nieuwe wet op de privacy betekent ook documenten opnieuw laten ondertekenen. “Alle ouders kregen de kans om hun inschrijvingsdocument te herbekijken. Ze kunnen keuzes maken over alle informatie die we over hun kind hebben. Mogen we het dossier van hun kind doorgeven aan de secundaire school, mag er een portretfoto van hun kind op de website …”

Privacy is een gedeelde verantwoordelijkheid van ouders en school
Inge Coeckelbergs
directeur GBS De Rekke, Stabroek

De school maakte ook een uitgebreid hoofdstuk over informatieveiligheid voor het schoolreglement. “Daarin lezen ouders hoe we omgaan met de gegevens van hun kind, of we boekentassen mogen controleren of niet … Maar ook dat als zij foto’s downloaden van onze website ze die niet zelf via sociale media mogen verspreiden. Privacy is een gedeelde verantwoordelijkheid.” Ook het schoolreglement moesten ouders opnieuw ondertekenen.

Niet alleen planlast

“Eens je eraan begint, is het een waterval. Maar grijp die nieuwe wetgeving aan om orde op zaken te stellen”, besluit Inge Coeckelbergs. “Door verplicht na te denken over je privacybeleid, ontdek je dat je met sommige gegevens, beelden … toch voorzichtig moet zijn. Die nieuwe wet is niet enkel planlast. We moeten onze leerlingen beschermen en privacy is daar een onderdeel van.”