Is je school GDPR-proof? 6 vragen die de digitalisering oproept

Scholen bewaren vaak gevoelige informatie over hun leerlingen. De kans dat die informatie in de verkeerde handen terechtkomt, is nooit onbestaande. En dus moet je je als school de vraag blijven stellen: is die informatie noodzakelijk? Als je een conflict met een leerling registreert – online of tijdens contactonderwijs – volstaat het om te melden dat er verbale agressie was en welke afspraken je maakte.

Die informatie is nuttig voor je collega’s en kan je als noodzakelijk beschouwen. Wie wat zei en welke krachttermen die leerling zich liet ontvallen? Dat hoort niet thuis in het leerlingvolgsysteem.

Binnen de schoolcontext – tijdens de schooluren en op de toestellen van de school en mits duidelijke afspraken – mag je de schermen van je leerlingen monitoren. Wees altijd transparant en vertel duidelijk wat jij kan zien. Wanneer je tussen de banken loopt, is het voor iedereen in de klas duidelijk wanneer jij meekijkt. Dat hoort ook online zo te zijn.  

Spring spaarzaam en doelgericht om met monitoringsoftware. Onthoud dat je in de klas ook zonder monitoringsoftware je leerlingen prima kan opvolgen. Als je achteraan in de klas staat, zie je net zo goed wie afdwaalt of de opdracht niet juist aanpakt. Bovendien: als jongeren het vanzelfsprekend beginnen vinden dat iemand hen continu in de gaten heeft, houdt dat ook gevaren in.

Dit stappenplan van Kenniscentrum Digisprong gaat dieper in op monitoringsoftware en helpt je om doordachte keuzes te maken.

Ofwel stel je een anonieme bevraging op per klas, studierichting, leerjaar of graad. Leerlingen antwoorden anoniem op meerkeuzevragen. Op basis van de resultaten kan je als school je beleid richten op die groepen waar problemen opduiken. De groepen moeten groot genoeg zijn om anonimiteit te garanderen. Dat lukt niet als je wil peilen naar verschillen tussen jongens en meisjes in een klas met slechts 1 meisje. Ook open antwoorden zijn geen goed idee, omdat respondenten zo ook ongewild gevoelige informatie delen en hun identiteit blootgeven. 

Wil je van elke leerling apart weten hoe het met hem gaat? Dan vraag je vooraf schriftelijke toestemming. Aan de leerling zelf, of – bij kinderen jonger dan 13 jaar – aan de ouders. In dat formulier leg je uit waarom je naar het mentale welzijn vraagt, wat je van plan bent met de resultaten, hoe lang je ze bewaart en waar je ze bewaart, zoals in het leerlingvolgsysteem. Werk ook in dit geval zo veel mogelijk met meerkeuzevragen. 

Wat je aanpak ook is, communiceer altijd duidelijk waar leerlingen terechtkunnen met problemen: hun klastitularis, leerlingbegeleiding, de CLB-medewerker. Transparante communicatie is cruciaal in je GDPR-beleid.

Je mag filmen in de klas als jij dat noodzakelijk acht om je lesdoelen te behalen. Een opname van een verkoopgesprek, een presentatie of een andere spreekoefening kan erg leerrijk zijn voor de betrokken leerlingen.

Leerlingen zijn zich op dat moment immers vaak niet bewust van hun lichaamshouding of hun taalgebruik. Die beelden helpen hen om met jouw feedback aan de slag te gaan. Natuurlijk mag je die opname enkel gebruiken om gerichte feedback te geven en het leerproces van je leerlingen te ondersteunen. Nadien wis je de beelden, zodat die de klas zeker niet verlaten.

Communiceer duidelijk waarom je opnames maakt en vertel je leerlingen vooraf hoe je die wil inzetten en wanneer je ze weer wist. Hou altijd zelf controle over de beelden. Als je leerlingen in kleinere groepjes zelf laat filmen, stijgt de kans op misbruik. Vraag je steeds kritisch af of de context wel veilig is. Of een camera zijn plaats verdient in de zwemles, is dus maar zeer de vraag.

Elk leerlingvolgsysteem is anders. Het bedrijf dat het leerlingvolgsysteem beheert, verwerkt de informatie. Maak duidelijke contractuele afspraken met dat bedrijf: hoe lang moet het je gegevens bijhouden? Als jij informatie wist in het digitale leerlingvolgsysteem, mag je er ook van uitgaan dat de beheerder ervoor zorgt dat die bestanden effectief vernietigd worden.

Voor sommige gegevens bestaan wettelijke bewaartermijnen. Diploma’s bewaar je maar liefst 50 jaar, een verklaring op eer over de thuistaal 15 jaar. Andere gegevens zoals informatie uit het leerlingvolgsysteem verwijder je als de leerling niet meer op school zit. 

Als school is het je verantwoordelijkheid om te bepalen welke informatie voor wie toegankelijk is. De kernvraag: welke informatie is noodzakelijk? In de praktijk hebben vaak enkel de directeur en de zorgcoördinator toegang tot alle informatie.

Leraren krijgen toegang tot de informatie die relevant is voor hen. Dat is afhankelijk van hun positie ten opzichte van de leerling. De klastitularis weet meer dan een vervangleraar die slechts tijdelijk een paar uurtjes in een bepaalde klas komt. De CLB-medewerker en de ondersteuner krijgen enkel toegang tot de dossiers van leerlingen die ze begeleiden. En wees ook voorzichtig als je informatie deelt met stagiairs of leraren die korte vervangingen op zich nemen.

Complexer wordt het wanneer je informatie doorgeeft bij de start van een nieuw schooljaar. Het is niet de bedoeling dat je van een leerling uit het zesde jaar verslagen uit zijn hele loopbaan kan nalezen. Elk jaar beslist de klassenraad welke informatie noodzakelijk is voor het volgende schooljaar. Enkel die info geef je door, andere zaken belanden in het digitale archief. Zolang een leerling op school zit, gooi je dat archief natuurlijk niet weg. Maar het is wel enkel toegankelijk voor een beperkt aantal mensen, zoals de zorgcoördinator. 

Deze antwoorden kwamen tot stand met medewerking van de Data Protection Officers van de onderwijsverstrekkers. Volledig sluitende antwoorden streeft dit artikel niet na.

Op zoek naar meer informatie? Kijk op Onderwijs in Vlaanderen of Privacy in Onderwijs, of neem contact op met de DPO van jouw onderwijsverstrekker.

Je GDPR-beleid verfijnen? Check de GDPR-wegwijzer van het Kenniscentrum Digisprong.